DATENSCHUTZERKLÄRUNG
LETZTE ÄNDERUNG: 15.03.25
Diese Datenschutzrichtlinie ist Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Website www.posadaterrasanta.com, zusammen mit der Cookie-Richtlinie und dem rechtlichen Hinweis.
HIDDEN AWAY HOTELS S.L. behält sich das Recht vor, diese Richtlinie jederzeit zu ändern oder anzupassen. Wir empfehlen daher, sie bei jedem Zugriff auf die Website erneut zu lesen. Wenn du ein registrierter Nutzer bist und dich anmeldest, wirst du über wesentliche Änderungen hinsichtlich der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten informiert.
Wer ist für die Verarbeitung deiner Daten verantwortlich?
Wer ist für die Verarbeitung deiner Daten verantwortlich?
Die über die Website erhobenen oder von dir freiwillig übermittelten Daten – sei es beim Surfen, durch Kontaktformulare, per E-Mail oder Telefon – werden vom folgenden Verantwortlichen verarbeitet:
HIDDEN AWAY HOTELS S.L.
CIF: B57676108
Adresse: C/ Echegaray, 8, 28014, Madrid
POSADA TERRA SANTA
C/ de la Posada Terra Santa, 5, 07001, Palma de Mallorca, Illes Balears
Eingetragen im Handelsregister Palma de Mallorca, Band 2433, Blatt 106, Seite 66229, Eintrag 1, vom 4. Juli 2013.
Kontakt bei HIDDEN AWAY HOTELS S.L, für den Schutz Ihrer persönlichen Daten
Tel.: 910 56 93 54
E-Mail: [email protected]
Wenn Sie sich aus irgendeinem Grund in einer Angelegenheit bezüglich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten oder des Schutzes Ihrer Privatsphäre an uns wenden möchten (an unseren Datenschutzbeauftragten), können Sie dies auf einem der oben genannten Wege tun.
Welche Daten erfassen wir über die Website?
Durch die einfache Tatsache, dass Sie auf der Website surfen, sammelt HIDDEN AWAY HOTELS SL, Informationen in Bezug auf:
– IP-Adresse.
– Browser-Version.
– Betriebssystem.
– Dauer des Besuchs oder des Surfens auf der Website.
Diese Informationen werden von Google Analytics gespeichert, daher verweisen wir auf die Datenschutzrichtlinien von Google, da diese Informationen gesammelt und behandelt werden. http://www.google.com/intl/en/policies/privacy/
Ebenso bietet die Website die Möglichkeit, Google Maps zu nutzen, das auf Ihren Standort zugreifen kann, wenn Sie dies erlauben, um Ihnen genauere Informationen über die Entfernung und/oder die Wege zu unserem Hauptsitz zu geben. In diesem Zusammenhang verweisen wir auf die von Google Maps verwendete Datenschutzrichtlinie, um die Verwendung und Verarbeitung solcher Daten zu erfahren. http://www.google.com/intl/en/policies/privacy/
Die von uns verarbeiteten Informationen werden nicht mit einem bestimmten Nutzer in Verbindung gebracht und werden in unseren Datenbanken zum Zweck der statistischen Analyse, der Verbesserung der Website, unserer Produkte und/oder Dienstleistungen und zur Verbesserung unserer Geschäftsstrategie gespeichert. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
Benutzerregistrierung auf der Website/ Einreichung von Formularen
Um Zugang zu bestimmten Diensten, wie z. B. Buchungen, zu erhalten, muss der Nutzer ein Formular ausfüllen. Zu diesem Zweck werden im Anmeldeformular eine Reihe von persönlichen Daten abgefragt. Diese Daten sind notwendig und obligatorisch, um die Registrierung vorzunehmen. Wenn diese Felder nicht ausgefüllt werden, wird die Registrierung nicht durchgeführt.
In diesem Fall werden die Browsing-Daten mit den Registrierungsdaten des Nutzers verknüpft, so dass der jeweilige Nutzer, der die Website besucht, identifiziert werden kann. Auf diese Weise ist es möglich, das Angebot an Produkten und/oder Dienstleistungen zu personalisieren, das unserer Meinung nach am besten zu dem Benutzer passt.
Die Registrierungsdaten eines jeden Benutzers werden in die Datenbanken von HIDDEN AWAY HOTELS SL aufgenommen, zusammen mit der Historie der von ihm durchgeführten Operationen, und werden dort gespeichert, bis das Konto des registrierten Benutzers gelöscht wird. Nach der Löschung des Kontos werden diese Informationen aus unseren Datenbanken entfernt, und die Daten über die durchgeführten Transaktionen werden 10 Jahre lang aufbewahrt, ohne dass auf sie zugegriffen wird oder sie verändert werden, um die geltenden gesetzlichen Fristen einzuhalten. Daten, die nicht mit den durchgeführten Transaktionen in Verbindung stehen, werden aufbewahrt, es sei denn, Sie ziehen Ihre Zustimmung zurück; in diesem Fall werden sie unverzüglich gelöscht (immer unter Berücksichtigung der gesetzlichen Fristen).
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erfüllung eines Vertrags zwischen den Parteien.
In Bezug auf die Zusendung von Mitteilungen und Werbematerial auf elektronischem Wege und die Beantwortung von Informationsanfragen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung die Einwilligung des Nutzers.
Die Zwecke der Verarbeitung sind die folgenden
- a) Verwaltung Ihres Zugriffs auf die Website.
- b) Verwaltung des Kaufs von Dienstleistungen, die Ihnen über die Webseite zur Verfügung gestellt werden.
- c) Um Sie über die Bearbeitung und den Status Ihrer Anfragen, Käufe und/oder Reservierungen zu informieren.
- d) Um auf Ihre Informationsanfragen zu antworten.
- e) die Verwaltung aller von der Plattform dem Nutzer angebotenen Dienste und/oder Leistungen.
Wir teilen Ihnen mit, dass Sie Mitteilungen per E-Mail und/oder Telefon erhalten können, um Sie über mögliche Vorfälle, Fehler, Probleme und/oder den Status Ihrer Anfragen zu informieren.
Für die Zusendung von kommerziellen Mitteilungen wird bei der Registrierung die ausdrückliche Zustimmung des Nutzers eingeholt. In diesem Zusammenhang kann der Nutzer die erteilte Zustimmung widerrufen, indem er sich mit HIDDEN AWAY HOTELS SL über die oben genannten Mittel in Verbindung setzt. In jedem Fall wird Ihnen in jeder kommerziellen Mitteilung die Möglichkeit gegeben, sich vom Erhalt dieser Mitteilungen abzumelden, entweder mittels eines Links und/oder einer E-Mail-Adresse.
Newsletter-Versand
Für den Fall, dass die Website die Möglichkeit bietet, den Newsletter von HIDDEN AWAY HOTELS SL zu abonnieren, ist es erforderlich, dass Sie uns eine E-Mail-Adresse angeben, an die der Newsletter gesendet wird.
Diese Informationen werden in einer Datenbank von HIDDEN AWAY HOTELS SL gespeichert, in der sie so lange verbleiben, bis der Interessent den Newsletter abbestellt oder HIDDEN AWAY HOTELS SL gegebenenfalls den Versand einstellt.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist die ausdrückliche Zustimmung aller Interessenten, die sich für diesen Dienst anmelden, indem sie das dafür vorgesehene Kästchen ankreuzen.
Die Daten aus den E-Mails werden nur zu dem Zweck verarbeitet und gespeichert, den Versand des Newsletters durch die Nutzer zu verwalten, die ihn anfordern.
Für die Zusendung des Newsletters wird die ausdrückliche Zustimmung des Nutzers bei der Anmeldung zum Newsletter durch Ankreuzen des dafür vorgesehenen Kästchens eingeholt. In diesem Fall kann der Nutzer seine Zustimmung widerrufen, indem er sich mit HIDDEN AWAY HOTELS SL über die oben angegebenen Mittel in Verbindung setzt. In jedem Fall wird Ihnen in jeder Mitteilung die Möglichkeit gegeben, sich vom Erhalt dieser Mitteilungen abzumelden, entweder über einen Link und/oder über Ihre E-Mail-Adresse.
Wenn Sie zu einer der folgenden Gruppen gehören, konsultieren Sie bitte die Dropdown-Informationen:
+ WEB- ODER E-MAIL-KONTAKTE
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Beantwortung Ihrer Anfragen, Anträge oder Petitionen.
- Verwaltung des angeforderten Dienstes, Beantwortung Ihrer Anfrage oder Bearbeitung Ihrer Anfrage.
- Informationen auf elektronischem Wege, die sich auf Ihre Anfrage beziehen.
- Elektronische Übermittlung von kommerziellen Informationen oder Informationen über Veranstaltungen, sofern eine ausdrückliche Genehmigung erteilt wurde.
Wodurch wird die Verarbeitung Ihrer Daten legitimiert?
Annahme und Zustimmung des Interessenten: In den Fällen, in denen für eine Anfrage ein Formular ausgefüllt und die Schaltfläche „Senden“ angeklickt werden muss, bedeutet das Ausfüllen desselben zwangsläufig, dass Sie über den Inhalt der dem Formular beigefügten Klausel bzw. die Annahme der Datenschutzpolitik informiert wurden und ausdrücklich Ihre Zustimmung erteilt haben.
Alle unsere Formulare haben ein Kontrollkästchen mit der folgenden Formel, um die Informationen senden zu können: “□ Ich habe die Datenschutzrichtlinie gelesen und akzeptiere sie“.
+ KUNDEN
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Ausarbeitung des Haushaltsplans und dessen Weiterverfolgung durch Kommunikation zwischen beiden Parteien.
- Informationen auf elektronischem Wege im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage.
- Elektronische Übermittlung von kommerziellen oder Veranstaltungsinformationen, sofern eine ausdrückliche Genehmigung erteilt wurde.
- Verwaltung der Verwaltungs-, Kommunikations- und Logistikdienste, die von der verantwortlichen Partei durchgeführt werden.
- Zur Durchführung der entsprechenden Transaktionen.
- Fakturierung und Abführung der entsprechenden Steuern.
- Kontroll- und Inkassoverfahren.
Wodurch wird die Verarbeitung Ihrer Daten legitimiert?
Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung und die Erfüllung eines Vertrags.
+ LIEFERANTEN.
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Informationen auf elektronischem Wege, die sich auf Ihre Anfrage beziehen.
- Elektronische Informationen über Geschäfte oder Veranstaltungen, sofern eine ausdrückliche Genehmigung erteilt wurde.
- Verwaltung der vom für die Verarbeitung Verantwortlichen erbrachten Verwaltungs-, Kommunikations- und Logistikdienste.
- Fakturierung.
- Für die Durchführung der entsprechenden Transaktionen.
- Fakturierung und Deklaration der entsprechenden Steuern.
- Kontroll- und Inkassoverfahren.
Wodurch wird die Verarbeitung Ihrer Daten legitimiert?
Die Rechtsgrundlage ist die Annahme eines Vertragsverhältnisses oder alternativ Ihre Zustimmung, mit uns in Kontakt zu treten oder uns Ihre Produkte in irgendeiner Form anzubieten.
+ SOCIAL-MEDIA-KONTAKTE
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Beantwortung Ihrer Anfragen, Anträge oder Petitionen.
- Den angeforderten Dienst zu verwalten, Ihre Anfrage zu beantworten oder Ihre Anfrage zu bearbeiten.
- Um mit Ihnen zu interagieren und eine Gemeinschaft von Anhängern zu schaffen.
Wodurch wird die Verarbeitung Ihrer Daten legitimiert?
Annahme eines Vertragsverhältnisses in der jeweiligen Umgebung des sozialen Netzwerks und in Übereinstimmung mit dessen Datenschutzbestimmungen:
Facebook http://www.facebook.com/policy.php?ref=pf
Instagram https://help.instagram.com/155833707900388
Whatsapp: https://www.whatsapp.com/legal/#privacy-policy
Wie lange werden wir personenbezogene Daten aufbewahren?
Wir können Ihre Daten nur dann einsehen oder entfernen, wenn Sie ein bestimmtes Profil haben. Wir verarbeiten sie, solange Sie uns dies gestatten, indem Sie uns folgen, befreundet sind oder „Gefällt mir“, „Folgen“ oder ähnliche Schaltflächen betätigen.
Jede Berichtigung Ihrer Daten oder Einschränkung von Informationen oder Veröffentlichungen muss über die Konfiguration Ihres Profils oder Benutzers in dem sozialen Netzwerk selbst erfolgen.
+ VIDEOÜBERWACHUNG
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Videoüberwachung unserer Einrichtungen.
- Überwachung unserer Mitarbeiter.
- Manchmal können sie an Gerichte und Tribunale für die Ausübung legitimer Handlungen übermittelt werden.
Wodurch wird die Verarbeitung Ihrer Daten legitimiert?
Das eindeutige Einverständnis der betroffenen Person beim Zugang zu unseren Einrichtungen, nachdem sie das Informationsschild des videoüberwachten Bereichs gesehen hat.
+ JOB-SUCHENDE
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Organisation von Auswahlverfahren für die Einstellung von Mitarbeitern.
- Um Sie zu Vorstellungsgesprächen einzuladen und Ihre Bewerbung zu bewerten.
- Wenn Sie uns Ihr Einverständnis gegeben haben, können wir Ihre Daten an kooperierende oder verbundene Unternehmen weitergeben, mit dem alleinigen Ziel, Ihnen bei der Suche nach einer Beschäftigung zu helfen.
Wodurch wird die Verarbeitung Ihrer Daten legitimiert?
Die Rechtsgrundlage ist Ihre eindeutige Zustimmung, indem Sie Ihren Lebenslauf einreichen und Informationen über die Verarbeitung, die wir durchführen werden, erhalten und unterschreiben.
Wie lange werden wir personenbezogene Daten aufbewahren?
Der Lebenslauf wird für einen Zeitraum von einem Jahr gespeichert und danach gelöscht, wenn wir uns nicht bei Ihnen gemeldet haben.
+ HR
Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Verwaltung des Arbeitsverhältnisses und der Akte des Arbeitnehmers.
- Durchführung aller administrativen, steuerlichen und buchhalterischen Verfahren, die erforderlich sind, um unseren vertraglichen Verpflichtungen, den arbeitsrechtlichen Vorschriften, der Sozialversicherung, der Verhütung von Berufsrisiken sowie den steuerlichen und buchhalterischen Pflichten nachzukommen.
- Verwaltung der Lohn- und Gehaltszahlungen durch ein Finanzinstitut.
- Zeitkontrolle durch das Fingerabdruck-/Kartenzugangskontrollsystem (falls zutreffend).
- Verwaltung des kollektiven Versicherungs-/Rentenplans des Unternehmens.
- Durchführung von bezuschussten und nicht bezuschussten Fortbildungsmaßnahmen.
Wodurch wird die Verarbeitung Ihrer Daten legitimiert?
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die Erfüllung Ihres Arbeitsvertrags. Die Einhaltung der einschlägigen rechtlichen Verpflichtungen. Die Einwilligung der betroffenen Person.
– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –
Erfassen wir personenbezogene Daten von Dritten?
Nein, in der Regel verarbeiten wir nur die Daten, die uns von den Eigentümern zur Verfügung gestellt werden. Wenn Sie uns Daten Dritter zur Verfügung stellen, müssen Sie diese vorher informieren und deren Zustimmung einholen, andernfalls sind wir von jeglicher Haftung für die Nichteinhaltung dieser Anforderung befreit.
Was ist mit Daten von Minderjährigen?
Wir verarbeiten keine Daten von Kindern unter 14 Jahren, daher bitten wir Sie, uns keine Daten zu übermitteln, wenn Sie unter 14 Jahre alt sind.
Werden wir mit Ihnen auf elektronischem Wege kommunizieren?
- Wir werden dies nur tun, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, wenn dies eine der von Ihnen angegebenen Kontaktmöglichkeiten ist.
- Wenn wir Ihnen kommerzielle Mitteilungen zusenden, müssen Sie dies zuvor ausdrücklich genehmigt haben.
Welche Sicherheitsmaßnahmen wenden wir an?
Sie können sicher sein: Wir haben ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gewählt und alle uns zur Verfügung stehenden technischen Mittel und Maßnahmen nach dem Stand der Technik installiert, um den Verlust, den Missbrauch, die Veränderung, den unbefugten Zugriff und den Diebstahl personenbezogener Daten zu verhindern.
Inwieweit wird die Entscheidungsfindung automatisiert sein?
HIDDEN AWAY HOTELS SL, setzt keine vollautomatisierten Entscheidungsprozesse ein, um eine vertragliche Beziehung mit dem Nutzer einzugehen, zu entwickeln oder zu beenden. Sollten wir in einem bestimmten Fall solche Verfahren einsetzen, werden wir Sie darüber informieren und Sie über Ihre diesbezüglichen Rechte aufklären, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Findet ein Profiling statt?
Um Ihnen Produkte und/oder Dienstleistungen anbieten zu können, die Ihren Interessen entsprechen, und um Ihre Nutzererfahrung zu verbessern, können wir auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen ein „Marketingprofil“ erstellen. Es werden jedoch keine automatisierten Entscheidungen auf der Grundlage dieses Profils getroffen.
An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet. Sie werden insbesondere an die staatliche Steuerbehörde und an Banken und Finanzinstitute für das Inkasso der erbrachten Dienstleistung oder des gekauften Produkts sowie an die für die Ausführung des Vertrags erforderlichen Datenverarbeiter weitergeleitet.
Wenn Sie im Falle eines Kaufs oder einer Zahlung eine Anwendung, eine Website, eine Plattform, eine Bankkarte oder eine andere Online-Dienstleistung wählen, werden Ihre Daten an diese Plattform übertragen oder in ihrer Umgebung verarbeitet, immer mit maximaler Sicherheit.
Für den Fall, dass Sie uns Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihres Namens und Ihrer Bilder sowie anderer Informationen im Zusammenhang mit der Tätigkeit von HIDDEN AWAY HOTELS SL gegeben haben, werden diese in den verschiedenen sozialen Netzwerken und auf der Website von HIDDEN AWAY HOTELS SL veröffentlicht.
Internationale Übermittlungen.
Sollte es für HIDDEN AWAY HOTELS SL notwendig sein, internationale Datenübertragungen vorzunehmen, so stellt das Unternehmen sicher, dass diese Übertragungen in Übereinstimmung mit der Allgemeinen Datenschutzverordnung oder anderen in den geltenden Vorschriften festgelegten Anforderungen möglich sind. Zu diesem Zweck wird das Unternehmen die notwendigen Vereinbarungen treffen, um ein Datenschutzniveau zu gewährleisten, das dem der europäischen Vorschriften entspricht.
Im Falle der Arbeit in einem System mit gemeinsam genutzten Ordnern in Anwendungen wie Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, Amazon, Apple, HubSpot usw. wird eine internationale Übermittlung in die Vereinigten Staaten gemäß Artikel 49.c) der Allgemeinen Datenschutzverordnung oder einem anderen Mechanismus, der ein Datenschutzniveau garantiert, das dem in den europäischen Vorschriften vorgesehenen gleichwertig ist, durchgeführt.
Welche Rechte haben Sie?
- Zu erfahren, ob wir Ihre Daten verarbeiten oder nicht.
- Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten.
- Sie können die Berichtigung Ihrer Daten verlangen, wenn diese unrichtig sind.
- Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
- in bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wobei wir sie nur im Einklang mit den geltenden Vorschriften aufbewahren werden.
- Ihre Daten zu übermitteln, die Ihnen in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen oder maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden. Wenn Sie es vorziehen, können wir die Daten an die von Ihnen benannte neue zuständige Person übermitteln. Dies ist nur in bestimmten Fällen möglich.
- Sie können eine Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass wir Sie nicht korrekt behandelt haben.
- Sie können Ihre Zustimmung zu einer Verarbeitung, in die Sie eingewilligt haben, jederzeit widerrufen.
Wenn Sie Daten ändern, teilen Sie uns dies bitte mit, damit wir sie auf dem neuesten Stand halten können.
Möchten Sie ein Formular für die Ausübung Ihrer Rechte?
- Wir haben Formulare für die Ausübung Ihrer Rechte. Sie können diese per E-Mail anfordern oder, wenn Sie es vorziehen, die von der spanischen Datenschutzbehörde oder von Dritten erstellten Formulare verwenden.
- Diese Formulare müssen elektronisch unterschrieben werden oder von einer Fotokopie Ihres Personalausweises begleitet sein.
- Wenn Sie sich von einer Person vertreten lassen, müssen Sie eine Kopie ihrer DNI beifügen oder diese elektronisch unterschreiben lassen.
- Die Formulare können persönlich, per Brief oder per Post an die Adresse der zuständigen Person am Anfang dieses Textes geschickt werden.
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Rechte nicht ordnungsgemäß beachtet wurden.
Die maximale Frist für HIDDEN AWAY HOTELS SL, um Ihre Beschwerde zu bearbeiten, beträgt einen Monat, gerechnet ab dem tatsächlichen Eingang Ihrer Anfrage bei uns.
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit für jede der Verarbeitungen, für die Sie sie erteilt haben, zu widerrufen.
Verwenden wir Cookies?
Wenn wir andere Arten von Cookies verwenden, die nicht notwendig sind, können Sie die Cookie-Richtlinie unter dem entsprechenden Link am Anfang unserer Website einsehen.
Wie lange werden wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren?
- Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie Sie mit uns in Verbindung bleiben.
- Wenn Sie sich abmelden, werden die für die einzelnen Zwecke verarbeiteten personenbezogenen Daten für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume aufbewahrt, einschließlich des Zeitraums, in dem ein Richter oder ein Gericht sie gemäß den Verjährungsfristen für rechtliche Schritte anfordern kann.
- Die verarbeiteten Daten werden bis zum Ablauf der oben genannten gesetzlichen Fristen aufbewahrt, sofern eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, oder, sofern keine solche gesetzliche Frist besteht, bis die betroffene Person ihre Löschung verlangt oder die erteilte Einwilligung widerruft.
- Wir bewahren alle Informationen und Mitteilungen, die sich auf Ihren Kauf oder die Erbringung unserer Dienstleistung beziehen, für die Dauer der Garantien für die Produkte oder Dienstleistungen auf, um eventuellen Reklamationen nachgehen zu können.
- Für jede Behandlung oder Art von Daten geben wir Ihnen einen bestimmten Zeitraum an, den Sie in der folgenden Tabelle nachlesen können:
Daten in Bezug auf | Dokument | Konservierung |
Kunden und Lieferanten |
Als Beispiel und ohne Einschränkung seien hier einige der wichtigsten Dokumente genannt. Rechnungen (vom Unternehmen ausgestellt und auf das Unternehmen bezogen). Verträge zwischen Gewerbetreibenden (Kauf und Verkauf, Provision, Transport, Erbringung von Dienstleistungen usw.) Verträge mit Privatpersonen. Immobilienverträge (Anmietung von Geschäftsräumen, Verkauf, Kauf, Tausch usw.) Geschäftskorrespondenz Bankverträge und -unterlagen (Girokonten, Einlagen, Leasing, Miete usw.) Spesenabrechnungen. | Verpflichtung zur Aufbewahrung der Unterlagen für mindestens 6 Jahre. Es ist ratsam, sie je nach Verjährung der Ansprüche aufzubewahren. Artikel 30 des Handelsgesetzbuchs legt fest, dass Unternehmer die Bücher, den Schriftverkehr, die Dokumentation und die Belege, die sich auf ihre Geschäftstätigkeit beziehen, sechs Jahre lang ab dem Datum der letzten Eintragung in die Bücher aufbewahren müssen. Diese Vorschrift legt jedoch lediglich einen Mindestzeitraum fest, in dem der Unternehmer im allgemeinen Interesse die im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit erstellten Unterlagen aufbewahren muss. |
Steuerrelevante Dokumente und Unterlagen | Ley General Tributaria Art. 66 a 70 4 frühere Jahre | |
Parteien, die zur Einhaltung des Gesetzes zur Verhinderung von Geldwäsche verpflichtet sind, Dokumentation, die die Einhaltung der AML-Verpflichtungen bestätigt | Gesetz 10/2010 Art. 25 10 Jahre | |
Humanressourcen | Gehaltsabrechnungen, TC1, TC2, etc. | 10 Jahre (Königlicher Gesetzeserlass 5/2000 vom 4. August zur Verabschiedung der überarbeiteten Fassung des Gesetzes über Straftaten und Strafen in der Sozialordnung). |
Lebensläufe | Bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens und für weitere 2 Jahre, es sei denn, die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung oder beantragt die Löschung. | |
Ausbildung der Arbeitnehmer | Artikel 5.2, Verordnung TAS/2307/2007 4 Jahre | |
Arbeitszeiterfassung | Art. 34.9 Königlicher Gesetzeserlass 2/2015, der den überarbeiteten Text des Gesetzes über das Arbeitnehmerstatut genehmigt. 4 Jahre | |
Abfindungsdokumente. Verträge. Daten über Zeitarbeiter. | RD 425/2005 par. 3 Zusätzliche Bestimmung 1 4 Jahre Art. 30 des Handelsgesetzbuchs sieht eine Mindestdauer von 6 Jahren vor. Das Organgesetz 7/2012 empfiehlt eine Dauer von 10 Jahren. | |
Akte des Arbeitnehmers. | Bis zu 5 Jahre nach Verlassen des Landes (Königlicher Gesetzeserlass 5/2000 vom 4. August zur Verabschiedung der überarbeiteten Fassung des Gesetzes über Straftaten und Sanktionen in der Sozialordnung). | |
Dokumentation oder Computeraufzeichnungen, die die Einhaltung der ORP-Vorschriften belegen. | RDL 5/2000 Art. 4 5 Jahre | |
Marketing | Datenbanken oder Web-Besucher. | Für die Dauer der Behandlung. |
Zugangskontrolle und Videoüberwachung | Anmeldung von Besuchern | Anweisung 1/1996 AEPD 30 Tage |
Videoüberwachung Die von Videoüberwachungssystemen aufgezeichneten Bilder/Töne werden innerhalb von höchstens einem Monat nach ihrer Aufzeichnung gelöscht.
Die Aufzeichnungen werden spätestens einen Monat nach ihrer Aufzeichnung vernichtet, es sei denn, sie stehen im Zusammenhang mit schweren oder sehr schweren Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten im Bereich der öffentlichen Sicherheit, mit laufenden polizeilichen Ermittlungen oder mit einem laufenden Gerichts- oder Verwaltungsverfahren. | Anweisung 1/2006 AEPD 30 Tage | |
Buchhaltung | Buchhaltungsbücher und -unterlagen. Jahresabschlüsse Aktionärs- und Verwaltungsratsverträge, Statuten, Protokolle, Reglemente des Verwaltungsrats und der delegierten Kommissionen. Jahresabschlüsse, Prüfungsberichte Aufzeichnungen und Dokumente im Zusammenhang mit Subventionen | Handelsgesetzbuch Art. 30: 6 Jahre |
Unternehmensdokumentation |
Gründungsurkunden der Gesellschaft zusammen mit der Satzung, Urkunden über die Aufhebung von Gesellschaftsbeschlüssen, Urkunden über die Erteilung/Erneuerung von Vollmachten, Urkunden über den Kauf/Verkauf von Aktien, Urkunden über den Kauf/Verkauf von Vermögenswerten, Urkunden über Aktien, Urkunden über die Auflösung/Abfindung usw.).
Protokolle der Hauptversammlungen und Vorstandssitzungen (Handelsgesellschaften), Aktienregister, Aktionärsregister, Register der Verträge mit dem Alleinaktionär, sonstige Bücher.
Sonstige Unternehmensunterlagen (private Verträge über den Kauf und Verkauf von Aktien, Gesellschafterdarlehen, Verpfändung von Aktien usw.). |
Es wird empfohlen, sie während der gesamten Lebensdauer des Unternehmens aufzubewahren, von seiner Gründung bis mindestens 6 Jahre nach seiner Auflösung und Liquidation. Für den Fall, dass die Urkunden Rechte oder Pflichten für das Unternehmen beinhalten, wird empfohlen, sich an die oben genannten Verjährungsfristen zu halten. |
Steuern/Steuern | Führung der Verwaltung des Unternehmens, Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der Zahlung von Steuern. | Dokumentationspflicht: Mindestens 4 Jahre. Artikel 66, 67 und 68 des allgemeinen Steuergesetzes. Die allgemeine Verjährungsfrist für steuerliche Verpflichtungen beträgt 4 Jahre. Bei Steuererklärungen beginnt die 4-jährige Verjährungsfrist ab dem Tag zu laufen, an dem die Frist für die freiwillige Steuererklärung endet. Für den Fall, dass die Verwaltung nachträglich tätig geworden ist (Inspektion, Teilüberprüfung) oder |
Gesundheit und Sicherheit | Krankenakten der Mitarbeiter / Gesundheitsdaten von Spa-Kunden (Behandlungen). |
Artikel 17.1 des Gesetzes 41/2002 vom 14. November über die Patientenautonomie sowie Rechte und Pflichten in Bezug auf klinische Informationen und Dokumentation |
Versicherung | Versicherungspolicen | 6 Jahre (Faustregel) |
Juristisch | | 5 Jahre |
Genehmigungen, Lizenzen, Zertifikate | 6 Jahre ab dem Datum des Ablaufs der Genehmigung, Lizenz oder des Zertifikats. | |
Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbote | Immer die Dauer der Verpflichtung oder Vertraulichkeit | |
Datenschutzbestimmungen | Aufzeichnungen und Dokumente, die die Einhaltung der Anforderungen der Datenschutzbestimmungen belegen (Audits, Berichte, Managerverträge, etc.) | Für die Dauer der Datenverarbeitung und dann für die Dauer der |
Unterlagen, aus denen hervorgeht, dass den Anträgen auf Ausübung von Rechten der interessierten Parteien stattgegeben wird | Während | |
Protokolle/ Protokolle des Zugriffs auf Informationssysteme | 2 Jahre | |
Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung der betroffenen Person, ist der Nachweis der Einwilligung | Für die Dauer der Datenverarbeitung und dann für die Dauer der | |
Verkehrsdaten in Bezug auf Internetverbindungen, E-Mails und Anrufe, die aus dem Festnetz gesendet oder empfangen werden | Benutzerkennung, IP-Adresse (Quelle/Ziel), Telefonnummer, IMSI und IMEI (Ursprung/Ziel), Datum und Uhrzeit der Kommunikation (Start/Ende), Identifizierung der Art des verwendeten Dienstes oder der verwendeten Kommunikation (Sprache, Daten, SMS oder MMS) | Artikel 5 des Gesetzes 25/2007 über die Vorratsspeicherung von Daten im Zusammenhang mit elektronischer Kommunikation und öffentlichen Kommunikationsnetzen. |
Biometrische Daten (Fingerabdruck, Gesichtserkennung) | Die biometrischen Daten werden in dem von der Stelle zu diesem Zweck aktivierten Tool/der Software gespeichert, falls im Rahmen des geltenden Rechtsrahmens eine positive Folgenabschätzung durchgeführt wurde. | In Übereinstimmung mit dem Grundsatz der Begrenzung der Aufbewahrungsfrist dürfen personenbezogene Daten nicht länger verarbeitet werden, als es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist, daher bewahrt das Unternehmen unter Berücksichtigung der Bestimmungen von Artikel 34.9 SW die Aufzeichnungen vier Jahre lang auf und sie bleiben den Arbeitnehmern, ihren gesetzlichen Vertretern und der Arbeits- und Sozialversicherungsinspektion zur Verfügung. Es ist der Benutzer, der benachrichtigt und den endgültigen Löschvorgang einleitet. |
Gäste | Check-in von Reisenden/Gästen. | 3 Jahre (Organgesetz 4/2015 über den Schutz der öffentlichen Sicherheit, Verordnung INT/1922/2003 und RD 933/2021 vom 26. Oktober (Verpflichtungen zur Aufzeichnung von Dokumenten und zur Bereitstellung von Informationen für natürliche oder juristische Personen, die Beherbergungstätigkeiten ausüben). |
|
|
|